چگونه از جلسات تیم اجرایی بیشترین استفاده را ببریم

جلسات C-suite با ساختار مناسب به مدیران کمک می‌کند تا عملیات روزانه را بهتر مدیریت کنند و همچنین نوآوری و رشد داشته باشند.

در یک نگاه

• بهبود جلسات اجرایی با تفکر در مورد هدف و نیت آن‌ها شروع می‌شود.
• اولویت‌های اجرایی به دو دسته تقسیم می‌شوند – اداره‌ی کسب‌وکار (عملیات) و تغییر کسب‌وکار (نوآوری) – و هر کدام مستلزم نوع خاصی از جلسه است.
• با استفاده از این چارچوب، مدیران می‌توانند جلساتی را طراحی کنند که مکالمات درست را تشویق کند و از تصمیم‌گیری خوب حمایت کند.

قانون اول ترمودینامیک بیان می‌کند که انرژی را نمی‌توان از بین برد، با این حال اکثر مدیران می‌توانند به جلساتی در تقویم خود اشاره کنند که به نظر می‌رسد این قانون را رد می‌کند. جلسات ممکن است این روزها کمی متفاوت به‌نظر برسند – «شما در حالت mute هستید!» – اما همچنان انجمن اصلی مدیران، زنده یا مجازی، در حال  به اشتراک گذاشتن اطلاعات مهم، همکاری، جمع‌آوری اطلاعات، نظارت بر نتایج و تصمیم‌گیری هستند.

هنگامی که به‌خوبی کار می‌کنید، جلسات می‌توانند یک انجمن بسیار کارآمد و موثر برای بحث و مناظره‌ی قوی باشند، فرصتی برای مدیران اجرایی تا با اقدامات آتی هماهنگ شوند، به آن متعهد شوند و یکدیگر را مسئول بدانند. روی‌هم‌رفته آن‌ها یک ریتم عملیاتی یکپارچه می‌سازند که به ضربان قلب سازمان تبدیل می‌شود.

مدیران وقت زیادی را در جلسات می‌گذرانند و خیلی بیشتر صرف برنامه‌ریزی و آماده شدن برای آن‌ها می‌شود. تحقیقات Bain نشان داده است که به‌طور متوسط، مدیران ارشد، هر هفته بیش از دو روز را به جلسات سه یا چند همکار اختصاص می‌دهند و 15 درصد از زمان جمعی سازمان صرف جلسات می‌شود. هنگامی که همکاران ما به تاثیر موجی یک جلسه‌ی بازبینی ارشد منظم نگاه کردند، دریافتند که چیزی در حدود 300000 ساعت اضافی در برنامه‌ریزی و آماده‌سازی آن در طول سال قرار داده شده است، معادل تقریبا 150 کارمند تمام وقت. تحقیقات ارتباطی بین رفتار حین جلسه، سهم بازار، نوآوری و ثبات کارمندان پیدا کرده است. همچنین دریافته است که احساسات کارمندان در مورد جلسات با رضایت شغلی عمومی مرتبط است.

وقتی مدیران درباره‌ی «تعیین زمان جلسات» صحبت می‌کنند، اغلب منظورشان نکات عمومی جلسات است – مواردی مانند دستور کار، چه کسی شرکت می‌کند، نقش‌هایشان، چیزهایی که راجع به آن بحث می‌شود و ضروریات. همه باید با تمرکز و اهداف جلسه مطابقت داشته باشند و تغییرات ساده می‌تواند تفاوت بزرگی ایجاد کند. یکی از شرکت‌ها خط‌مشی‌ای وضع کرد که همه باید بسته‌ی پیش‌زمینه‌ی مورد نیاز را قبل از جلسات اجرایی بخوانند و اگر مطالعه انجام نشده بود تا گروه با هم بخوانند شروع به توقف جلسات کرد. تغییرات دیگر شامل ایجاد یک قانون سختگیرانه «به موقع شروع کردن، به موقع تمام کردن»، روشن کردن این‌که چه کسی اختیار نهایی در تصمیم‌گیری‌های خاص را دارد، و همیشه گذاشتن 15 دقیقه در پایان جلسه برای پوشش موضوعات جدید بود. در مجموع، مدیران گزارش دادند که این تغییرات جلسات را بسیار سازنده‌تر کرده است.

با این حال، بهترین بهره را از تالارهای اجرایی فراتر از بهبود بهداشت جلسات است. این امر مستلزم تمایز بین دو بخش مهم سبد اجرایی است: عملیات (یا اجرای کسب و کار) و نوآوری (یا تغییر کسب و کار) (شکل 1 را ببینید).

جلسات عملیاتی و جلسات نوآوری

تمایز بین اجرا و نوآوری در تلاش‌های تجاری به تیم اجرایی کمک می‌کند تا در مورد هدف و نیت خود به‌عنوان یک گروه فکر کند و هماهنگ شود. اغلب این امر منجر به این می‌شود که آن ها باید بیشتر وقت تیم خود را روی تغییر کسب و کار متمرکز کنند. بله، آن ها همچنان نیاز به نظارت بر عملیات و حذف موانع دارند، اما همچنین باید در صورت امکان مسائل مربوط به مدیریت اجرایی را به آن ها واگذار کنند. با در نظر گرفتن این تمایز، مدیران اجرایی می‌توانند ساختار و آهنگ جلسات خود را متناسب با تمرکزشان تنظیم کنند، خواه کسب و کار را اداره کنند یا کسب و کار را تغییر دهند.

با درک این موضوع، یک شرکت فناوری شروع به تمایز بین بحث‌های تغییر کسب‌وکار و اجرای کسب‌وکار کرده است، در این فرآیند ریتم عملیاتی متفاوتی ایجاد کرده و تیم رهبری خود را کارآمدتر می‌کند. آن‌ها این تغییرات را پس از یک دوره‌ی گردش مالی C-suite انجام دادند. با شروع تازه، تیم نسبت به تغییر دستش باز بود.

آن‌ها با درک حیاتی‌ترین تصمیم‌هایشان و اینکه چه کسی مسئول اتخاذ آن‌ها خواهد بود، پایه و اساس را تنظیم می‌کنند. تقریبا 60 تصمیم به‌عنوان نیاز به مشارکت دقیق توسط رهبری اجرایی و 15 اولویت استراتژیک مشخص – از جمله تنوع و برنامه‌ریزی جانشین‌پروری، استراتژی محصول و بازاریابی وجود داشت.

سنگ بنای تقویم اجرایی جدید جلسه هفتگی مدیرعامل و گزارش مستقیم مدیرعامل شد. بررسی کوتاه نبض کسب‌وکار فرصتی را برای آشکارسازی مسائل فوری کسب‌وکار و به دنبال آن تمرکز اصلی جلسه ارائه می‌دهد: مسائل استراتژیک، تغییر در کسب‌وکار. این شامل همه چیز از راه‌اندازی محصول گرفته تا تصمیمات خرید و ورود به بازارهای جدید بود. بررسی‌های فصلی طولانی‌تر کسب‌وکار فرصتی را برای بررسی عمیق‌تر مسائل مربوط به عملکرد اجرایی و علل ریشه‌ای آن‌ها و تعیین اقدامات اصلاحی مناسب ارائه می‌دهد.

مجریان از تفکیک موضوعات مربوط به کسب و کار و تغییر در کسب و کار خوششان آمد. این ساختار به آن‌ها کمک کرد تا زمان بیشتری را روی چیزهای درست صرف کنند و بحث‌های با کیفیت بالاتری را پرورش دهند. آن‌ها احساس می‌کردند که تصمیمات بهتری می‌گیرند و سریعتر تصمیم می‌گیرند.

واضح است که جلسات اداره و تغییر کسب و کار از طراحی‌های متفاوتی بهره می‌برند. جلسات تجاری بر روی بهترین راه‌ها برای اجرای موثر و کارآمد عملیات روزمره تمرکز دارند. این جایی است که مدیران عملکرد را نظارت می‌کنند، علائم هشداردهنده را برجسته می‌کنند و در صورت نیاز مسیر را اصلاح می‌کنند. آن‌ها بر ایجاد رویه‌های تکرارپذیر که نتایج قابل پیش بینی ایجاد می‌کنند تمرکز می‌کنند.

بررسی عملکرد تجاری از عملکرد اجرایی کسب و کار:

• باید روی نتایج کلیدی تمرکز کرد و روی آن‌هایی که به طور معنادار و مادی از برنامه‌ی اصلی منحرف می‌شوند تمرکز کرد. (اتلاف وقت ارزشمند مدیریتی بیشتر از بحث در مورد چیزهایی است که دقیقا همان‌طور که انتظار می‌رود رخ می‌دهند یا تاثیر حداقلی بر تجارت دارند، با این حال این همان چیزی است که بسیاری از بررسی‌های ماهانه و سه ماهه درباره‌ی آن هستند.)
• باید به دنبال آشکار کردن دلایل ریشه‌ای مشکل و سپس تصمیم‌گیری در مورد چگونگی اصلاح مسیر باشد.
• ممکن است به جای بررسی‌های طولانی و کل نگر، «بررسی نبض» کوتاه‌تر و مکررتر را ایجاب کند.

از سوی دیگر، جلسات تغییر کسب و کار، بر نوآوری، جذب فرصت‌های تجاری و ایجاد مزیت رقابتی تمرکز دارند. آن‌ها بر تعیین جهت آینده و چستی محور تغییرات و اولویت‌ها تمرکز می‌کنند و از نظر تمرکز و رویکرد با جلسات عملیاتی متفاوت هستند:

• آن‌ها بر به اشتراک گذاشتن درس‌های آموخته شده و حذف موانع پیشرفت تمرکز می‌کنند.
• رهبران ورودی و بازخورد ارائه می‌کنند، اما از نوآوری به‌همراه توانمندسازی تیم‌های خود برای آزمایش و یادگیری، با پذیرش رویکرد رهبری چابک حمایت می‌کنند. (برای اطلاعات بیشتر در این مورد، “The Agile C-Suite” را در Harvard Business Review بخوانید.)
• آن‌ها اغلب باید به‌طور مکرر – ماهانه یا حتی هفتگی – برگزار شوند تا با نوآوری همگام شوند و به تیم‌ها مربیگری و راهنمایی به‌موقع ارائه دهند.

هر مدیرعامل و C-suite رویکرد خود را در پیش خواهد گرفت. برخی از شرکت‌ها جلسات عملیاتی و نوآوری را به‌طور کامل از هم جدا می‌کنند. برخی دیگر هر دو را در یک گردهمایی پوشش می‌دهند، اما بحث‌های عملیاتی را از بحث‌های متمرکز بر استراتژی و نوآوری جدا می‌کنند. متمایز نگه داشتن آن‌ها به شرکت‌کنندگان کمک می‌کند تا طرز فکر و رفتار متناسب با موضوع مورد نظر را اتخاذ کنند. برای نمونه، کمیته‌ی اجرایی یک شرکت محصولات مصرفی را در نظر بگیرید. این گروه مدت‌هاست که دو روز از ماه برای پوشش موضوعات ضروری تشکیل جلسه داده است، اما اخیرا شروع به تقسیم آن زمان کرده است. یک روز آن‌ها بر روی موضوعات فعلی «اجرای کسب و کار» تمرکز می‌کنند. بقیه آن‌ها را صرف کار روی آینده‌ی کسب و کار، فکر کردن در مورد فرصت‌های جدید، قابلیت‌هایی که باید بسازند و استراتژی مناسب برای دنبال کردن، صرف می‌کنند. آن‌ها به طور مرتب سخنرانان خارجی را به روز رشد خود دعوت می‌کنند. هنگامی که آن‌ها یک برنامه‌ی تحول را راه‌اندازی کردند، این مدل تضمین می‌کرد که مدیران در جریان بیش از 15 ابتکار رشد استراتژیک، هزینه‌ی مورد نیاز و فرهنگ آغازکننده‌ی چنین تغییری آگاهی داشته باشند؛ اما آن‌ها همچنین حداقل یک روز در ماه را به‌عنوان تیمی غرق در جزئیات، از نحوه‌ی عملکرد کسب و کار به‌صورت روزانه، می‌گذرانند.

حرکت رو به جلو

صنعت، بلوغ و سلامت فعلی آن هر چه که باشد، هر تیم اجرایی‌ای می‌خواهد مطمئن شود که روی موضوعات درست به روش‌های درست کار می‌کند. آیا آن‌ها زمان کافی را با هم برای تغییر کسب و کار صرف می‌کنند؟ چگونه آن‌ها می‌توانند به کارآمدترین روش انگشت خود را روی نبض عملیات نگه دارند؟ آیا جلسات آن‌ها با نیازهای مختلف اداره و تغییر کسب و کار مطابقت دارد؟

یک مکان خوب برای شروع، مرور دوره‌ای هر جلسه در تقویم است. آیا برنامه‌های آن‌ها با تمرکز مناسب تیم اجرایی مطابقت دارد؟ موضوعات اجرا شده و تغییر در کسب و کار کجا همگرا هستند و آیا باید از هم جدا شوند؟ سوالات دیگری نیز از آن سرچشمه می‌گیرد، از جمله این‌که آیا افراد مناسب در آن شرکت می‌کنند، و آیا آهنگ درست است یا خیر. توجه مداوم به بهداشت خوب جلسات نیز مهم است.

جلساتی که به خوبی طراحی شده‌اند ارزش تلاش را دارد؛ چرا که مکالمات و طرز فکری را تشویق می‌کنند که منجر به تصمیم‌گیری بهتر می‌شود. این جلسات به جای از بین بردن انرژی، آن را متمرکز و تغذیه می‌کنند.

منبع: How to Make the Most of Executive Team Meetings