دفاتر مبتنی بر نیازهای کاربران، بهره‌وری کارمندان و شادی آن‌ها را بهبود می‌بخشد
کووید-19 بسیاری از زندگی روزمره‌ی ما را تغییر داده است و میلیون‌ها نفر را مجبور کرده از خانه کار کنند یا الگوهای کاری خود را به‌طور اساسی تغییر دهند. حتی پس از فروکشی همه‌گیری، موج کنونی دیجیتالی‌سازی، اتوماسیون و کار غیرمتمرکز ادامه خواهد داشت. با ترکیب این اثرات، نسل Z اکنون به‌طور جدی وارد بازار کار شده است و انتظارات جدیدی از محیط اداری را به‌همراه دارد. ساختمان اداری که از دیرباز جزء اصلی زندگی تجاری مدرن است، نیاز به بازنگری، بازاندیشی و طراحی مجدد دارد. «دفتر هوشمند» این‌جا وارد می‌شود: فضای کاری با طراحی هوشمندانه و کاربرمحور که بهره‌وری، شادی و انعطاف کارمندان را تقویت می‌کند.
مشکل فضاهای اداری سنتی
همه‌گیری مداوم، روندهایی مانند دیجیتالی شدن و ورود نسل Z به بازار کار، شرکت‌ها را مجبور می‌کند در فضای اداری سنتی تجدید نظر کنند. دفاتر باید پایدار و سازگار باشند، همان‌طور که در قسمت‌های ۱ و ۲ مجموعه‌ی دفتر هوشمند خود به آن اشاره کرده‌ایم: «دفاتر سبز، آینده‌ی امروز» و «فضای اداری انعطاف‌پذیر» هستند. آن‌ها همچنین باید به سلامت و ایمنی سرنشینان خود کمک کنند و در مواقع بحران مقاوم باشند. اما فضاهای اداری سنتی موانع قابل توجهی برای بهره‌وری دارند که اغلب منجر به خستگی و ناراحتی کارکنان، فقدان شکل‌گیری اجتماع، بی‌انگیزگی و دور شدن از ماموریت اصلی کسب و کار می‌شود. حتی محیط‌های فضای باز مدرن با چالش‌هایی مانند نورهای خیره‌کننده، دمای ناخوشایند و نیاز به جستجوی مداوم اتاق‌های جلسه‌ی رایگان مواجه هستند. این عوامل، بهره‌وری را پایین می‌آورند و در نتیجه باعث نارضایتی کارکنان می‌شوند – و در نهایت به اهداف نهایی شرکت آسیب می‌رسانند.
از کارایی دارایی تا بهره‌وری
دفاتری که بر اساس نیازهای کاربران ساخته شده‌اند، می‌توانند به یک عامل موفقیت مهم در بهبود قابلیت‌های تیم‌هایی تبدیل شوند که در آن‌ها کار می‌کنند. اما این امر مستلزم تغییر طرز فکر از سوی شرکت‌ها است و نیازهای کاربران اداری را در مرکز برنامه‌ریزی آن‌ها قرار می‌دهد. در گذشته، شرکت‌ها کارایی دفتر را تنها با نگاه کردن به دارایی – خود ساختمان – تعیین می‌کردند. اکنون، آن‌ها باید در نظر بگیرند که کارمندان واقعا از این فضاها برای چه استفاده می‌کنند. از این گذشته، پرسنل بزرگترین مرکز هزینه برای هر دفتری هستند که به‌طور متوسط برای شرکت حدود ۳۰۰۰ دلار در هر متر مربع در سال هزینه دارد. این رقم به‌تنهایی نشان می‌دهد که باید بهره‌وری کارکنان را در اولویت اول قرار داد.
ما چهار بعد کلی از بهره‌وری را شناسایی می‌کنیم که می‌تواند شرکت‌ها را در حالی که فضای اداری خود را دوباره تصویر می‌کنند، راهنمایی کند. اولین مورد سلامت و راحتی شخصی است: شرایط محیطی مناسب تفاوت قابل توجهی در سطح راحتی کاربران و توانایی آن‌ها برای تمرکز در طول روز ایجاد می‌کند. دوم، رفاه و سلامت روان: دفاتر باید به سطوح نوسان انرژی کاربران در طول روز رسیدگی کنند. سوم، دفاتر باید همکاری و جامعه را تقویت کنند. و در نهایت، آن‌ها باید کارکنان را قادر سازند تا از حس موفقیت و پیشرفت شخصی لذت ببرند: کارمندانی که در طول روز کاری خود حواس‌پرتی یا مزاحمت‌های محدودی را تجربه می‌کنند، احساس موفقیت بیشتری می‌کنند.
دفتر هوشمند – مرتبط کردن افراد، فضاها و زیرساخت‌ها
دفتر هوشمند یک فضای داده‌محور است که کارکنان را قادر می‌سازد راحت، سالم، انعطاف‌پذیر و کارآمد بمانند. به‌طور فعال خود را از طریق به‌کارگیری آخرین فناوری بهینه می‌کند: حسگرها، یادگیری ماشینی و اتوماسیون فرایند. زیرساخت‌ها و فضاهای فیزیکی ساختمان به‌عنوان ابزاری برای دستیابی به اهداف کارکنان عمل می‌کند.
دفاتر هوشمند اغلب از الگوریتم‌های یادگیری ماشینی برای تفسیر داده‌های جمع‌آوری‌شده از کاربران و حسگرها استفاده می‌کنند و آن‌ها را در قالب داشبوردهای جامع ارائه می‌کنند. به‌نوبه‌ی خود، کارمندان به یک برنامه‌ی اداری هوشمند ویژه دسترسی دارند که می‌توانند از آن برای تنظیم شرایط محیطی مطابق با ترجیحات شخصی خود استفاده کنند. در ترکیب با پیشرفته‌ترین فناوری ساختمان، این امکان را به آن‌ها می‌دهد تا در فضای اداری خود احساس راحتی و امنیت کنند. این برنامه همچنین می‌تواند برای فعالیت‌هایی مانند برنامه‌ریزی، دسترسی بدون کلید، رزرو اتاق، یادآوری به کارمندان برای استراحت منظم، هشدار در مورد بررسی‌های اعلام حریق، بررسی بازدیدکنندگان و طیف گسترده‌ای از کارهای بالقوه‌ی زمان‌بر دیگر استفاده شود. با حذف این اختلالات از جریان کاری روزانه، کارکنان اداری می‌توانند وقت خود را صرف کارهای سازنده و ارزش‌آفرین کنند – با تمرکز بر ماموریت خود و خوشحال‌تر از همیشه بابت بازگشت به دفتر.
منبع: THE SMART OFFICE: AN OFFICE BUILT AROUND PEOPLE